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Foto por Cristóbal
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La agenda, esa gruesa libreta llena de días, horas y fechas por rellenar con actividades, fue una gran herramienta de organización. Y digo que lo fue en el pasado, porque la agenda no puede seguir el actual ritmo de vida. No precisamente por que este sea más veloz, sino porque es diferente. Lleno de imprevistos.
¿Usas una agenda? ¿Intentas apegarte a ella lo más posible? ¿Te frustras cada vez que algo no sale como esperabas, como estaba escrito en tu agenda? Dejame contarte la razón tras ello.
Una agenda no es flexible, para nada.
¿Tu crees que el mundo se va acomodar cada mañana para que tu puedas cumplir lo que planeaste hacer para ese día? La clásica agenda, organizada por fechas, horas y eventos no es flexible. Por que si tu escribes algo que se debe de hacer a tal hora, en tal lugar y eso no sucede, rompe con el resto de tu agenda. Simplemente no puedes mover eventos, lo peor, está organizada por eventos.
Los sistemas de organización más efectivos generalmente son listas de cosas por hacer, no eventos con fecha y lugar precisos. Si algo, por alguna razón no se puede hacer, simplemente se pasa a la siguiente tarea. La que quieras, la que tengas ganas de hacer. GTD, por ejemplo, es un sistema inteligente que te permite mantenerte enfocado. La agenda no tiene nada de esto, simplemente es una tira cronológica de eventos.
La agenda intenta predecir el futuro.
Es algo que nunca terminé de comprender. ¿Por qué las personas intentan predecir el futuro? No puedes saber lo que va a pasar mañana o dentro de un mes. Eso es lo que hace la agenda, está llena de fechas que no han sucedido, y todas ellas tienen eventos que no han pasado pero están escritos como si fuera un diario. Tiene que pasar así y así, si no sucede rompe los eventos que están adelante y todo se viene al traste.
Un sistema de organización no trata de predecir el futuro, en algunos casos ni siquiera de planear, se trata de simplemente sacar de tu cabeza todas esas cosas que tienes por hacer. Y, sobre todo, hacerlas.
Una agenda no permite tener un vistazo de todas tus tareas.
En una agenda todo está organizado cronológicamente ¿Qué sucede si surge algo por hacer que no tiene fecha? ¿Donde escribes algo así en tu agenda?
Lo peor, una agenda no permite echar un vistazo rápido de todas tus tareas, de todas esas cosas por hacer, simplemente te permite visualizar como está tu día o tu mes. Como si fueras un robot, te programas para seguir un manuscrito, no para hacer las cosas que realmente tienes ganas de hacer y que te dejan satisfecho cuando las terminas.
Existen otros métodos de organización, desde la humilde lista de tareas(sin horas, sin prioridades, una simple lista de cosas por hacer) hasta el método GTD(que recomiendo bastante para aquellos con una vida muy ocupada). Tira tu vieja agenda a la basura y adopta un sistema de organización más flexible e inteligente, algo que verdaderamente ayude a tu productividad.
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