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Foto por Sang You
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La productividad es una bestia que yace en la oscuridad, escondida tras montones de cosas que no necesitamos en nuestro día a día, sin embargo que siempre tenemos a la vista. Cosas que yacen en nuestro escritorio o lugar de trabajo, solo estorban y se apilan para formar una masa inteligible que esconde los objetos que realmente necesitamos.
Hay 3 consejos, solo tres que sigo en mi día a día y me ayudan a hacer y terminar por hacer todas esas cosas que tengo que hacer en mi día a día. Si, es un trabalenguas.
Regla de los 2 minutos.
Esta regla la tienes que seguir siempre, pero siempre. Si hay algo que tengas que hacer que solo requiere unos pocos minutos de tu tiempo, hazlo en ese momento. Algo tan simple como 'Ah, le tengo que avisar a tal tipo que ya terminé tal cosa y puede recoger los resultados' solo requiere de una llamada, un email o un mensaje rápido, pero siempre postergamos ese tipo cosas. Pensamos que es algo rápido y las podemos hacer más tarde.
No, por que esa llamada o email, estará en tu cabeza todo el día distrayéndote de tu trabajo. Mejor hazlo en ese preciso instante, quitalo de en medio. Así de sencillo, si algo requiere de pocos minutos de tu tiempo y tienes los recursos para hacerlo en ese instante, hazlo de inmediato.
No acumules.
Solemos poner montones de cosas en nuestro escritorio, cosas que tal vez un día vayamos a ocupar, carpetas y papeles que tenemos que revisar, notitas amarillas por todos lados con todo tipo de pendientes y cosas por hacer hoy, mañana y tal vez la próxima semana.
No es buena idea, yo siempre busco tener mi espacio de trabajo limpio de cualquier objeto o nota que no utilice a diario. ¿Por que? Si pones una o dos carpetas que tienes que revisar sobre tu escritorio, ahí a la vista, cada vez que te sientes a trabajar en otra cosa las vas a ver y pensar 'Ah, tengo que hacer eso más tarde' o mañana o en un mes. Ese instante, te distrae del trabajo que ibas hacer y ya no lo haces con la misma energía. Lo peor es que algunas veces hasta se nos olvida que íbamos hacer por andar pensando en otras cosas.
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Foto por jennthepen
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El cerebro tiene un espacio reservado para las cosas que estamos haciendo en ese preciso instante, la memoria de corto plazo se encarga de esto, y no es ilimitada. Tiene poco espacio, por eso cuando piensas en algo que tienes que hacer más tarde en vez de pensar en lo que estas haciendo ahora, puedes olvidar todas las ideas que tenías para ese trabajo que ibas hacer ahora.
Limpia. Si ocupas algo a diario, como un bloc de notas, dejalo ahí a la vista y a la mano en tu escritorio. Si alguien en tu trabajo te deja un grupo de papeles o carpetas que tienes que revisar, pero no hoy, guardalo en un cajón o escondelo. No, no se te va a olvidar hacerlo, por que lo vas apuntar en una lista de cosas-por-hacer. Puedes crearla en la computadora o con tu bloc de notas tradicional. Solo acostumbrate a apuntar todo lo que tengas que hacer ahí y a revisarlo por lo menos una o dos veces al día. Verás que con el tiempo eres más productivo.
No planees con horas y tiempos exactos.
Lo vas escuchar como mal consejo pero no es así. Planear con horas y minutos exactos las cosas que tienes que hacer en tu día a día, personalmente lo veo como un error.
Muchos de nosotros llevamos una lista de tareas, cosas que tenemos que hacer. Ahí generalmente apuntamos en que fecha hay que hacerlo y hasta ahí. No deberías apuntar la hora exacta del día en el que lo planeas hacer. Todos los días, salen cosas imprevistas, son pendientes nuevos y no estaban planeados pero los tienes que hacer ese mismo día. Si eres como yo, que lleva una lista de pendientes, te habrás dado cuenta que estos imprevistos suelen romper con nuestro plan.
Un plan, no es para seguirlo paso a paso al 100%, hay momentos en que tenemos que modificarlo un poquito con tal de terminar dicho plan, en esos momentos lo tomamos más como una guía. Es por eso, que si haces una lista de tareas, planea las cosas que tienes que hacer por día. Pero no les pongas hora a cada una, eso ya no es un plan, eso es intentar predecir el futuro.
Cuentame de ti ¿Utilizas algún método para organizarte como notas, listas de tareas, agenda, calendario?
